PPK w małych i średnich firmach. O czym należy pamiętać? [TERMINY, OBOWIĄZKI]

Artykuł powstał przy współpracy z firmą Nationale-Nederlanden
11.02.2020 10:18
Widok z tyłu biznesmen z walizką patrząc na miasto

Sektor małych i średnich przedsiębiorstw zmierzy się z nowym obowiązkiem. W 2020 roku firmy te wdrożą Pracownicze Plany Kapitałowe. Jak się do tego przygotować?

Pracownicze Plany Kapitałowe funkcjonują już w dużych przedsiębiorstwach, zatrudniających powyżej 250 pracowników. Teraz czas na mniejsze podmioty. Od 1 stycznia 2020 firmy zatrudniające od 50 do 249 osób wdrożą PPK, zaś od 1 lipca 2020 roku dołączą do nich firmy zatrudniające co najmniej 20 osób.

Szacuje się, że firm zatrudniających od 50 do 250 pracowników jest w Polsce nawet 15 tysięcy. To te właśnie podmioty już teraz muszą zainteresować się PPK. Wyjaśniamy, co to jest PPK, o jakich terminach i obowiązkach należy pamiętać.

Czym są Pracownicze Plany Kapitałowe?

PPK to nowy produkt długoterminowego oszczędzania dla pracowników. Udział w PPK jest nieobowiązkowy, a system ten tworzą pracownicy, pracodawcy i państwo. Jak to działa? Podstawowa składka na rachunek uczestnika PPK po jego stronie obejmuje 2 % wynagrodzenia brutto. 1,5% pensji pracownika dorzuci pracodawca. Uczestnik może też liczyć na wsparcie od państwa. Roczna dopłata z Funduszu Pracy wyniesie 240 złotych. Pracownicy w PPK mogą też liczyć także na jednorazową wpłatę powitalną – 250 złotych.

Co istotne, dołączenie do programu nie wymaga formalności. Pracownicy w wieku od 18 do 55 lat są automatycznie dopisani do PPK. Ci, którzy ukończyli 55 lat, a nie ukończyli 70. roku życia, mogą na swój wniosek dołączyć do programu. Każdy uczestnik może też w każdej chwili zrezygnować z PPK.

- PPK to rozwiązanie, jakiego w Polsce jeszcze nie było. To pierwszy powszechny, całkowicie prywatny program długoterminowego oszczędzania, w którym uczestnik otrzymuje benefit w postaci finansowego bonusu – mówi Grzegorz Chłopek, prezes zarządu Nationale-Nederlanden PTE.

infografika 3(5)(1)

Kto musi wdrożyć PPK w 2020 roku?

Ustawodawca przewidział łącznie 4 etapy wprowadzania PPK począwszy od największych, do najmniejszych firm. Przedsiębiorstwa zatrudniające powyżej 250 osób mają już wdrożenie PPK za sobą. 1 stycznia rozpoczął się proces wdrażania PPK w firmach zatrudniających co najmniej 50 osób (według stanu na dzień 30. 06.2019). 1 lipca zaś ten obowiązek czeka firmy zatrudniające co najmniej 20 osób (według stanu na 31.12.2019). W 2021 r. PPK uruchomią pozostałe podmioty.

Z obowiązku wdrażania PPK zwolnieni są samozatrudnieni, którzy prowadzą samodzielny biznes. PPK nie dotyczy też osób fizycznych, które zatrudniają inne osoby fizyczne do celów niezwiązanych z prowadzeniem biznesu. Przykłady? Opiekunka do dziecka czy pomoc w korepetycjach.

Z tego obowiązku zwolniony jest też pracodawca, który prowadzi Pracownicze Programy Emerytalne oraz nalicza i odprowadza składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, jeżeli do PPE przystąpiło co najmniej 25% osób zatrudnionych.

PPK muszą więc prowadzić ci przedstawiciele sektora MŚP, którzy zatrudniają wymaganą liczbę osób i w ich imieniu odprowadzają składki na ubezpieczenia społeczne.

 

Obowiązki i kalendarium pracodawcy

Jak zabrać się za wprowadzanie PPK w firmach? Zanim pracodawcy zdecydują, kto będzie prowadził rachunki PPK dla pracowników, muszą przeprowadzić szereg konsultacji z pracownikami. Pierwszą decyzją, którą pracodawca musi podjąć wspólnie z zakładową organizacją związkową lub reprezentacją pracowników jest wybór instytucji finansowej, która będzie gromadziła i inwestowała środki w ramach PPK.

Jakimi kryteriami kierować się przy wyborze instytucji finansowej?

Instytucja finansowa obsługuje PPK. Co to znaczy? To firma, która prowadzi rachunki uczestników programu. Wybierając taką firmę, należy kierować się jej doświadczeniem, dotychczasowymi wynikami w zarządzaniu i proponowanymi kosztami.

Na liście instytucji oferujących prowadzenie i zarządzanie PPK znajdziemy m.in. Nationale-Nederlanden PTE.

- Nationale-Nederlanden ma o tyle komfortową sytuację, że wprowadzanie PPK zna z obu stron. Jesteśmy pracodawcą 250+, a jednocześnie instytucją finansową oferującą usługi przedsiębiorcom. Dlatego możemy z praktycznej strony opowiedzieć, jak wdrażać PPK w firmie – mówi Małgorzata Madej, Dyrektor ds. Rozwoju Procesów i Obsługi Klienta w Nationale-Nederlanden.

 

Choć pracodawcy nie wiążą się z daną instytucją na zawsze i w każdej chwili mogą zmienić firmę zarządzającą PPK, to warto dokładnie przemyśleć ten wybór. Chodzi bowiem o komfort pracodawców i bezpieczeństwo pracowników oszczędzających w PPK.

Umowa o zarządzanie i o prowadzenie PPK

Po wyborze instytucji finansowej, strony przystępują do podpisania umów. Umowa o zarządzanie PPK wprowadza program w firmie – to umowa między pracodawcą a instytucją finansową. Dla średnich firm liczących od 50 do 250 pracowników, termin na jej podpisanie mija 24 kwietnia 2020 roku.

W dalszej kolejności pracodawca w imieniu pracowników podpisuje z daną instytucją umowę o prowadzenie PPK. Na mocy tej umowy pracownicy są zapisywani do programu. W tym przypadku firmy mają czas do 11 maja.

Obowiązki księgowe, kadrowe i informacyjne, czyli prowadzenie PPK

Po podpisaniu umów z wybraną firmą obsługującą PPK, czas na pierwsze wpłaty na rachunki pracowników PPK. Tu rozpoczyna się etap faktycznego prowadzenia programu przez pracodawcę. Co to oznacza?

Firma powinna dokonywać wpłat na konto PPK swoich pracowników począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarła umowę o prowadzenie PPK. Pracodawca oblicza i przekazuje wpłaty finansowane z pensji pracownika i z budżetu firmy. Wpłaty są obliczane i pobierane w terminie wypłaty wynagrodzenia.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić i archiwizować dokumentację, a także zadbać o sprawną komunikację w firmie i poza nią. Chodzi zarówno o informowanie pracowników o dokonanych wpłatach, jak i przekazywanie informacji do danej instytucji finansowej.

Za naruszenie przepisów grożą kary

Pracodawca powinien ściśle przestrzegać terminów i obowiązków wynikających z ustawy o PPK. Dokument ten przewiduje bowiem kary za nieterminowe wpłaty czy brak wymaganej dokumentacji. Kiedy i za co dokładnie firma może odpowiadać finansowo?

Na przykład za niewpłacanie składek na konto pracownika, czy brak wymaganej dokumentacji firmie grozi kara od 1000 do nawet 1 000 000 złotych. Grzywna tej samej wysokości obowiązuje także w przypadku niepodpisania wymaganych umów: o prowadzenie i zarządzanie PPK.

Co ciekawe, art. 108 ustawy przewiduje także kary za nakłanianie pracownika do rezygnacji z PPK. Taki pracodawca musi liczyć się z sankcją w wysokości 1,5 % wartości funduszu wynagrodzeń.