Koronawirus a prowadzenie firmy. 10 wskazówek dla przedsiębiorców

Redakcja
17.03.2020 10:41
Koronawirus a prowadzenie firmy. 10 wskazówek dla przedsiębiorców
fot. Shutterstock/AumCreatephoto (ilustracyjne)

Jak uchronić przedsiębiorców przed skutkami epidemii koronawirusa? Adwokat Edmund Falandysz przypomina o 10 kwestiach, o których należy pamiętać w obliczu zagrożenia epidemiologicznego.

Chcesz być na bieżąco? Śledź Radio ZET - BIZNES na Facebooku

Obecna sytuacja związana z zagrożeniem epidemiologicznym koronawirusa dotyka każdego z nas. Każdy z nas musi dostosować się do sytuacji. Kwestie sanitarne i zdrowotne są przedmiotem rozważań mediów, specjalistów oraz władz. Pozostaje jednak sfera czysto życiowa związana z prowadzeniem przedsiębiorstwa i świadczeniem usług. Nasze opracowanie ma na celu przedstawienie możliwości prawnych i praktycznych, które mogą pomóc w ograniczenie strat i zabezpieczeniu dalszej możliwości prowadzenia działalności.

Poniższe porady mogą być przydatne w biznesie w chwili obecnej, ale również potencjalnie mogą pomóc w zabezpieczeniu sytuacji w przyszłości.

 TREŚCI ZAWARTEJ UMOWY / STOSUNKU PRAWNEGO

Działalność przedsiębiorców polega na wykonywaniu określonych świadczeń na podstawie umowy. Umowa może mieć formę ustną lub pisemną. Zdarza się też, że podmioty mają porozumienie w korespondencji email i po prostu wystawiają faktury.

Treść tej umowy określa obowiązki stron, dlatego jej forma może ułatwić lub nieco utrudnić jasne określenie zobowiązań stron.

W sytuacji nagłego zaprzestania wykonywania umowy istotne jest aby ustalić jakie są tego konsekwencje i czy za dane konsekwencje odpowiedzialność ponosi kontrahent czy świadczenie usług jest niemożliwe ze względu na wprowadzone uregulowania prawne, jaki jest rozkład odpowiedzialności.

Zobacz także

 MOŻLIWOŚĆ ŚWIADCZENIA ZAMIENNEGO ORAZ WYKAZANIE GOTOWOŚCI DO WYKONYWANIA UMOWY

Po ustaleniu treści łączącego stosunku prawnego, należy zastanowić się czy istnieje możliwość wykonywania usług i czy istnieje możliwość świadczenia zastępczego. Można wyobrazić sobie sytuację, gdy strony łączy umowa np. dostawy wody źródlanej do placówki edukacyjnej. Samo zamknięcie placówki edukacyjnej nie ma znaczenia dla umowy dostawy wody. Zamknięcie placówki edukacyjnej nie powoduje samo w sobie rozwiązania umowy, zatem wychodząc naprzeciw zaistniałej sytuacji, przedsiębiorca dostarczający towar w tym przypadku wodę powinien zwrócić się do drugiej strony umowy o informację gdzie obecnie ma dostarczać wodę i jasno i precyzyjnie powiadomić o możliwości zwiększenia kosztów z tego tytułu.

Zobacz także

Można przecież wyobrazić sobie sytuację dostarczania wody w inne miejsce. Przedsiębiorca może również zaproponować możliwość magazynowania towaru do czasu ustania przyczyny powodującej brak możliwości wykonania świadczenia. W takim przypadku po ustaniu zagrożenia wyda przedsiębiorca zdeponowany towar, który zgodnie z umową został zakontraktowany i obciąży drugą stronę z tytułu magazynowania towaru. Osoba która zakupiła towar będzie go mogła dalej wykorzystać lub odsprzedać, co minimalizuje straty obu stron stosunku prawnego. 

Podobna zasada może dotyczyć świadczenia zamiennego w przypadku innego rodzaju usług. Umówione spotkanie bezpośrednie można zamienić na telekonferencję. Warto zabezpieczyć możliwość zdalnej niezakłóconej pracy w przedsiębiorstwie, tak aby pracownicy działali z domu.

Świadczenie zamienne czasami jest możliwe do wykonania, a czasami bardzo trudne. W sytuacji w której nie ma możliwości magazynowania produktów w przypadku np. produktów przetworzonych jak np. catering  - w takim przypadku sytuacja przedsiębiorcy jest o wiele trudniejsza

ROZWIĄZANIE UMOWY

Zgodnie z art. 746 kodeksu cywilnego dający zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie. Powinien jednak zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia; w razie odpłatnego zlecenia obowiązany jest uiścić przyjmującemu zlecenie część wynagrodzenia odpowiadającą jego dotychczasowym czynnościom, a jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, powinien także naprawić szkodę. Zgodnie z art. 750 kodeksu cywilnego do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu.

Zobacz także

Określony skutek związany z zagrożeniem epidemiologicznym koronawirusem jak najbardziej może być uznany za ważny powód, jednak nie można mówić o automatyzmie. W związku z powyższym istotne jest aby możliwie precyzyjnie określić ten ważny powód jak również go udokumentować. Od tego czy przyczyną natychmiastowego wypowiedzenia umowy był powód ważny lub nie zależy następcza odpowiedzialność odszkodowawcza podmiotu wypowiadającego umowę tj. np. obowiązek zapłaty za okres wypowiedzenia.

W zakresie kosztów poniesionych do dnia złożenia wypowiedzenia oczywiście kontrahentowi należy się wynagrodzenie.

Wypowiadając umowę ograniczamy nasze straty polegające na np. płaceniu za okres do dnia złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy ze skutkiem natychmiastowym. Można też starać się ewentualnie ograniczyć odpowiedzialność za okres samego wypowiedzenia lub też ograniczyć inne negatywne skutki przewidziane w umowie. Pamiętajmy, że powołanie się na sytuację ogólną zagrożenia koronawirusem nie jest sama w sobie podstawą do rozwiązania umowy. Przyczyną taką mogą być skutki wynikające z tej nadzwyczajnej sytuacji tj. zamknięcie szkół nie wpływa bezpośrednio na możliwość pracy innej osoby wykonującej inny zawód. Zawsze trzeba oceniać indywidualnie przedmiot umowy, jej charakter, cel i sposób wykonania, a także skutki jakie zaistniały w wyniku nadzwyczajnej sytuacji.

Innym przykładem uregulowania prawnego mogącego mieć zastosowanie w nadzwyczajnej sytuacji jest art. 634 kodeksu cywilnego dotyczący umowy o dzieło wskazujący, iż jeżeli materiał dostarczony przez zamawiającego nie nadaje się do prawidłowego wykonania dzieła albo jeżeli zajdą inne okoliczności, które mogą przeszkodzić prawidłowemu wykonaniu, przyjmujący zamówienie powinien niezwłocznie zawiadomić o tym zamawiającego.

W przypadku zagrożenia epidemiologicznego mamy do czynienia z inną okolicznością, która może przeszkodzić prawidłowemu wykonaniu dzieła. W tym przypadku istotne jest zatem niezwłoczne powiadomienie o tym zawiadamiającego.

Z kolei w przypadku umów o roboty budowlane kodeks cywilny przewiduje obowiązek udzielenia przez Inwestora gwarancji zapłaty w celu zabezpieczenia terminowej zapłaty umówionego wynagrodzenia za wykonanie robót budowlanych w przypadku zażądania takowej gwarancji. W takiej sytuacji, Wykonawca, powołując się na uzyskaną gwarancję zapłaty może się zwrócić do gwaranta, czyli zazwyczaj banku, aby zapłacił wynagrodzenie, oczywiście w sytuacji braku zapłaty przez inwestora z różnych przyczyn. 

Jeżeli jednak Wykonawca nie otrzymał do tej pory gwarancji zapłaty, powinien o nią niezwłocznie wystąpić, gdyż Inwestor ma co najmniej 45 dni na wydanie stosownego dokumentu gwarancji zapłaty. Dopiero po upływie tego terminu Wykonawca jest uprawniony do odstąpienia od umowy.

Zobacz także

POROZUMIENIE STRON

Wracając do przykładu placówki edukacyjnej, wskazać należy, iż przedsiębiorca świadczący usługi  polegające na codziennym dowozie obiadów jest w bardzo trudnej sytuacji. Teoretycznie można sobie wyobrazić możliwość świadczenia zamiennego poprzez dostarczanie do poszczególnych dzieci do ich domów zakupionego jedzenia, jednak może okazać się to logistycznie niemożliwe. Można rozważyć stworzenie punktu wydania produktów i zachować środki bezpieczeństwa do tej pory stosowane np. punkt wydawania na dworze z uwzględnieniem odstępów osób przychodzących po posiłki. Ważne aby zaproponować drugiej stronie dalszą możliwość wykonywania umowy, wtedy to druga strona podejmie decyzję czy z tego skorzysta czy nie.

W sytuacji jednak gdy skuteczność takiego rozwiązania może okazać się mała tj. mało osób przyjdzie po posiłki już zamówione, należy rozważyć zaproponowanie porozumienia stron uwzględniającego zaistniałą sytuację. Przykładowo przedsiębiorca wylicza ile produktów już wykupił, ile posiłków miało być wykonanych za dane produkty, może przedstawić sumę kosztów obniżając marże do zera lub do minimum i obciążyć placówkę tylko w/w kwotą. Takie porozumienie może również przewidywać, że zakontraktowane posiłki w danym okresie lub kwota wynagrodzenia z nich wynikająca przejdzie na inny okres lub zostanie rozłożona na raty.

Zobacz także

Biorąc pod uwagę zdrowy rozsądek, właśnie w porozumieniu należy określić zobowiązania stron i możliwe scenariusze i akceptowalne rozwiązania. Porozumienie stron będzie dobrowolne i wymaga zrozumienia przez obie strony sytuacji prawnej w jakiej się znaleźli.

Należy pamiętać, że samo zamknięcie placówki nie powoduje rozwiązania umowy, zatem placówka zgodnie z treścią zawartej umowy winna złożyć oświadczenia o wypowiedzeniu umowy i ponieść konsekwencje i koszty związane z okresem wypowiedzenia, jeżeli oczywiście przedsiębiorca jest gotowy do wykonania usług.

Porozumienie może po prostu obejmować skrócenie okresu wypowiedzenia co przekłada się wymiernie na kwotę. Sporo przedsiębiorców decyduje się na niejako zawieszenie zawartej umowy i rozliczenie świadczeń po ustaniu przyczyny zawieszenia. W przypadku firmy cateringowej może być obciążenie za posiłki, a ich dostarczenie w późniejszym terminie lub zaliczenie dokonanej zapłaty na poczet np. nowego zamówienia w przyszłości. 

 DOKUMENTOWANIE STRAT I FAKTYCZNEJ SYTUACJI

Bez względu na to czy dojdziemy do porozumienia z drugą stroną teraz czy później istotne jest aby dokumentować obecną sytuację. Przykładowo przesyłanie przez przedsiębiorcę wiadomości z propozycjami rozwiązania problemu świadczy o rzetelnym podejściu do sprawy, z kolei brak kontaktu i lekceważenie powinno z drugiej strony być ocenione jako nierzetelne i nieprofesjonalne. Spodziewając się już tego rodzaju biernej reakcji warto w takiej propozycji zamieścić informację, że np. wobec pozostawania w gotowości do wykonania umowy, w przypadku braku odpowiedzi na propozycję do określonego dnia, uznajemy, że dotychczasowa treść umowy jest obowiązująca bez zmian. Z jednej strony takie zachowanie potwierdza rzetelność i zrozumienie zaistniałej sytuacji, a z drugiej jednoznacznie wskazuje na brak innej możliwości przedsiębiorcy jak dalsze wykonywanie umowy w niezmienionej formie. Przy czym należy pamiętać aby właściwie udokumentować nasze starania a przede wszystkim dotarcie naszej propozycji do adresata np. email, pocztą.

Zobacz także

Oczywiście nie sposób zaproponować jednego uniwersalnego rozwiązania, zatem nie należy zwrócić uwagę na szczególne stosunki łączące strony.

Istotne jest też aby na bieżąco druga strona wiedziała o aktualnej naszej sytuacji, gdyż może sama zaproponuje jakieś rozwiązanie. Informowanie drugiej strony będzie również hipotetycznie dowodziło temu, iż druga strona miała pełną świadomość aktualnej sytuacji a pomimo to nie wykonała lub nienależycie wykonała umowę.

Należy dokumentować nasze koszty już poniesione oraz takie które mieliśmy lub mamy w przyszłości ponieść. Przedsiębiorca który nie otrzymał wypowiedzenia umowy w dalszym ciągu będzie chciał ją wykonać, wobec czego będzie ponosił koszty np. zakupu towarów w celu wykonania usługi. To z kolei nawet w sytuacji nadzwyczajnej będzie stanowiło jego realną stratę i będzie podstawa dla obciążenia nas tymi kosztami, gdyż to my nie dopełniliśmy obowiązku powiadomienia przedsiębiorcy o wypowiedzeniu umowy.

Dlatego wyjście naprzeciw drugiej stronie i zaproponowanie porozumienia, przypomnienie warunków umowy wraz z informacją o aktualnie ponoszonych kosztach będzie istotne z punktu widzenia dokumentowania przyszłych roszczeń i wysokości szkody.

Warto zadbać aby kontrahent opisał w jaki sposób dotyka go sytuacja zagrożenia epidemiologicznego koronawirusem. Mając takie informacje możemy następnie je weryfikować czy faktycznie w takim stopniu sytuacja dotknęła przedsiębiorcę, czy np. tylko spowodowało to pracę większej liczby osób z domu.

PRZYGOTOWANIE PROCEDUR

Przedsiębiorca może być przedmiotem ataku np. sfrustrowanych pracowników w przypadku gdy nie podejmie działań zmierzających do ograniczenia rozprzestrzenienia wirusa. W tym kontekście istotne jest aby przedsiębiorca w sposób realny i w rzeczywistości wprowadził środki zarówno prawne jak i faktyczne oraz je udokumentował. Przykładowo samo stworzenie procedury szczególnej nie będzie wystarczające jeżeli nie zostanie połączone z np. odpowiednim szkoleniem lub właściwym powiadomieniem pracowników. Następnie należy czuwać nad prawidłowym przestrzeganiem procedur i wyciągać konsekwencje z działań sprzecznych z jej treścią m. in. zagrażającym innym osobom.

Każdy powinien monitorować aktualne komunikaty medialne, w szczególności dotyczące zmian prawnych i ich wpływu na daną dziedzinę życia, która może dotyczyć danego przedsiębiorcy.

Zobacz także

POMOC FINANSOWA

Jak powszechnie wiadomo trwają prace nad projektem ustawy, która ma na celu zrekompensowanie strat związanych z zagrożeniem epidemiologicznym koronawirusem. W sytuacji klęsk żywiołowych oferowane jest wsparcie finansowe dla osób poszkodowanych, tworzone są rozwiązania dla ofiar powodzi czy susz. Nowe uregulowania prawne umożliwiają rządowi alokację środków finansowych. Ostatnio szeroko komentowana decyzja o przyznaniu znacznych środków na cele Telewizji Polskiej oczywiście może być zmieniona. Rząd mógłby przeznaczyć w/w środki właśnie na rekompensaty, znaczne straty przedsiębiorców, związane z zagrożeniem epidemiologicznym koronawirusem, jeżeli cel związany z onkologią nie był wystarczającym argumentem.

Bez względu na uregulowania prawne związane z możliwością ubiegania się o rekompensaty, koniecznym i niezbędnym elementem w tego rodzaju postępowaniu będzie wykazanie szkody i jej należyte właściwe udokumentowanie.

Zobacz także

KIEROWANIE PRÓŚB I WNIOSKÓW

Przedsiębiorcy jako indywidualne jednostki obrotu mają stałe koszty. Nie mają często jednak stałych dochodów, lub wynagrodzenia po prostu nie są wypłacane z różnych przyczyn. Nie czekając na szczegółowe uregulowania prawne związane z możliwością odroczenia spłaty kredytu, można skierować do banku prośbę o odroczenie możliwości spłaty kredytu i umotywować swoją prośbę. W takie sytuacji brak spłaty np. jednej raty nie powinno spowodować negatywnych konsekwencji dla kredytobiorcy, a Bank który by egzekwował negatywne umowne konsekwencje z tego wynikające mógłby nadużywać swojego prawa.  Niewątpliwie Banki również tracą na zaistniałej sytuacji, pomimo, iż prawdopodobnie odsetki i tak będą naliczane od niespłaconej w terminie części zadłużenia, jednak nie może być tak, że negatywne konsekwencje związane z zagrożeniem epidemiologicznym koronawirusem ponoszą wyłącznie przedsiębiorcy, mający niewątpliwie słabszą pozycję względem Banku.

Już Banki zdążyły przekonać się, iż takie działanie nie zasługuje na ochronę. Podstawową argumentacją związaną z kwestionowaniem słynnych tzw. „kredytów frankowych” jest właśnie przeniesienie tylko na jedną stronę będącą konsumentem ryzyka związanego ze zmianą kursu. W przypadku zagrożenia epidemiologicznego koronawirusem każdy uczestnik obrotu winien przystosować się do sytuacji, a przede wszystkim nie nadużywać swojej pozycji. W przypadku przedsiębiorców analogiczna argumentacja mogłaby stanowić podstawę dla stwierdzenia, że doszło do naruszenia zasad współżycia społecznego.

   NADUŻYCIA

Obawa przed zarażeniem może być również przedmiotem nadużyć chociażby ze strony pracowników. Osoba sama stwierdzi, że się źle czuje i pójdzie do domu. Nie można lekceważyć żadnego zagrożenia i żadnej sytuacji, jednak w kwestii oceny prawnej sytuacja jest niezmienna. W przypadku zwolnienia lekarskiego i zaleceń lekarskich sprawa wydaje się jasna. Inaczej będzie w sytuacji gdy osoba po prostu powoła się na obawę związaną z zarażeniem.

Zobacz także

W takiej sytuacji zaleca się stworzenie odrębnych regulacji obowiązujących u przedsiębiorcy wskazujących m. in. na obowiązki związane z zachowaniem ostrożności w sensie medycznym jak również procedurę dokumentowania podstaw możliwości pracy zdalnej.

Powyższe zagadnienie może być przedmiotem odrębnego opracowania, więc na potrzeby niniejszego artykułu należy ograniczyć się do kwestii procedur i zarządzeń indywidualnych.

Oczywiście żadne uregulowanie wewnętrze nie będzie miało zastosowania w przypadku gdy wprowadzone zostaną powszechnie obowiązujące przepisy, które będą regulowały daną kwestię.

Niestosowanie się do zarządzeń pracodawcy, w szczególności związanych z zapobieganiem zagrożeniu epidemiologicznemu koronawirusa, w tym celowe wykorzystywanie nadzwyczajnej sytuacji dla swoich potrzeb lub celów jest rażącym naruszeniem obowiązków pracownika z wszelkimi tego konsekwencjami.

Nie sposób dostrzec pozytywów wprowadzenia szczególnych uregulowań w celu zwalczania koronawirusa. Warto poinformować Klientów o tym, że stosowane są nadzwyczajne środki ostrożności, a w związku z tym dalsza współpraca, dalszy stosunek prawny będzie trwał w warunkach zapewniających możliwe zabezpieczenie. Można tym bardziej zachęcić do komunikacji elektronicznej, w tym udostępnić kanał wideo poprzez dostępne narzędzia, nawet bezpłatne jak komunikatory internetowe. 

Nadzwyczajna sytuacja nie oznacza również, że pracodawca może łamać przepisy. Każde podjęte działania muszą być zgodne z powszechnie obowiązującymi przepisami, w szczególności nie mogą powodować naruszenia prawa do prywatności.

OCENA SKUTKÓW

Każde zachowanie profesjonalne zmierzające do uczciwego i rzetelnego zarządzania zaistniałą sytuacją powinno być w przypadku sporu pozytywnie ocenione przez sąd. Podejmowanie starań zaradczych w sytuacji kryzysowej jak również proponowanie rozwiązań minimalizujących straty jest prawidłowym wykonywaniem umowy. Zachowanie polegające na zlekceważeniu przez drugą stronę stosunku prawnego, nie odpisywanie, nie odbieranie telefonów i wykazywanie nieuczciwego podejścia do zaistniałej wyjątkowej sytuacji powinno być negatywnie ocenione i może stanowić podstawę do odpowiedzialności odszkodowawczej. 

Należy zapamiętać, że zgodnie z art. 5 kodeksu cywilnego nie można czynić ze swego prawa użytku, który by był sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub z zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony.

Dlatego istotne jest aby wykazać, że jesteśmy gotowi do wykonania umowy oraz podchodzić do sprawy uczciwie, rzetelnie i elastycznie w związku z nieprzewidzianą ogólną sytuacją związaną z zagrożeniem. Trzeba również pamiętać, że ogólna sytuacja wpłynie na każdego zatem każdy jakieś straty poniesie. Brak współpracy w zakresie minimalizowania tych strat może być podstawą pociągnięcia do odpowiedzialności. Każda sytuacja wymaga indywidulanego podejścia i nie można stosować automatyzmu i wskazać na tylko jedno właściwe postępowanie, gdyż takich sytuacji może być więcej.

Edmund Falandysz wykonuje zawód adwokata we współpracy z Kancelarią Adwokacką Ryszarda Kalisza. Adwokat Edmund Falandysz specjalizuje się w sprawach cywilnych, administracyjnych i gospodarczych jednak jego doświadczenie obejmuje również kompleksową obsługę w szczególności postępowań karnych, rodzinnych czy związanych ochroną danych osobowych. W zakresie wykonywanej praktyki adwokat Edmund Falandysz posiada szeroką wiedze i praktyczne umiejętności związane ze skutecznym egzekwowaniem należności. Adwokat Edmund Falandysz uzyskał również tytuł inżyniera informatyki.

RadioZET.pl