Zamknij

Kartki świąteczne niezgodne z przepisami RODO?

20.12.2019 12:16
Kartki świąteczne mogą łamać przepisy RODO. Dlaczego?
fot. LukyToky/Shutterstock (ilustracyjne)

Czy wysyłanie kartek świątecznych łamie prawo o prywatności danych i RODO? Wątpliwości w tej sprawie postanowił rozwiać Urząd Ochrony Danych Osobowych. Okazuje się, że bożonarodzeniowe życzenia na kartce mogą być powodem problemów.

Chcesz być na bieżąco? Śledź Radio ZET - BIZNES na Linkedin

RODO, czyli ogólne rozporządzenie o ochronie danych, obowiązuje od maja 2018 roku. Ma ono chronić prywatność oraz np. ułatwiać osobiste usunięcie danych osobowych.

Przy okazji Bożego Narodzenia pojawiły się pytania dotyczące kartek świątecznych. Dane osobowe adresata nie są na nich w żaden sposób zakryte, co wywołuje wątpliwości w kontekście RODO.

Zobacz także

Kartki świąteczne łamią przepisy RODO?

Komunikat w tej sprawie wydał Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO).

"Przesyłanie życzeń świątecznych pomiędzy członkami rodziny bądź znajomymi ma charakter osobisty i domowy, nie mają zastosowania w tym przypadku przepisy RODO" - napisało UODO.

Wątpliwości dotyczącą jednak wysyłania kartek do swoich klientów. Jak się okazuje, zwyczaj wysyłania kartek świątecznych, dotychczas widziany jako miły gest, teraz spędza sen z powiek wielu administratorom danych osobowych.

Przy okazji składania życzeń świątecznych dochodzi do przetwarzania danych osobowych adresatów. Chodzi o imię nazwisko, adres zamieszkania, adres poczty elektronicznej.

Zobacz także

"Jednak wymienianie się życzeniami w okresie świątecznym jest działaniem powszechnie akceptowanym, a czasami wręcz oczekiwanym – także w kontaktach biznesowych" - dodało UODO.

Zdarza się, szczególnie w kontaktach biznesowych, że niektórzy partnerzy lub klienci ze względu na swoje poglądy nie życzą sobie składania życzeń o charakterze religijnym, a miły gest może ich urazić. Warto więc, zanim wyśle się życzenia, sprawdzić ten fakt.

To wszystko jednak nie zwalnia administratora z wywiązywania się z obowiązków wynikających z RODO. Dlatego proces wysyłania kartek świątecznych oraz prezentów powinien być przez administratorów właściwie przemyślany.

Jak bezpiecznie wysłać kartkę świąteczną?

"Lepiej zawczasu uwzględnić wymagania przepisów prawa niż (pomimo dobrych chęci) poprzez nieprzemyślane działanie doprowadzić do jego naruszenia, które może wiązać się z negatywnymi konsekwencjami" - wyjaśniło UODO.

Zobacz także

Jedną z podstaw przetwarzania danych osobowych może być zgoda - art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Często jest ona wyrażona choćby wtedy, gdy klient czy kontrahent zgodził się na otrzymywanie korespondencji pocztą. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z RODO musi być ona: dobrowolna, konkretna, świadoma oraz jednoznacznie okazać wolę, osoby, której dane dotyczą

Komunikat UODO

Taka zgoda może być wyrażona w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwalając tym samym na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych. Taką można wycofać w każdym dowolnym momencie i musi to być tak samo łatwe, jak jej wyrażenie.

Urząd wyjaśnił, że inną podstawą do przetwarzania danych osobowych przy wysyłaniu kartek świątecznych może być również prawnie uzasadniony interes administratora - art. 6 ust. 1 lit. f RODO. "W omawianym kontekście, przykładowo można wskazać, że tym uzasadnionym interesem będzie utrzymywanie dobrych relacji biznesowych z klientami" - dodano w komunikacie.

Bez względu na wybraną podstawę przetwarzania danych administrator musi spełnić obowiązek informacyjny wobec swoich klientów (art. 13 RODO). Nie dotyczy to sytuacji, w których te osoby zostały już wcześniej poinformowane o tym, że ich dane będą przetwarzane w tym celu.

"Jest to jeden z podstawowych obowiązków administratora, który musi być zrealizowany najpóźniej w momencie pozyskiwania tych danych. W kontekście przesłanki uzasadnionego interesu istotne jest, aby w obowiązku informacyjnym zostało wskazane m.in. prawo do wniesienia sprzeciwu. Oznacza to, że w takiej sytuacji, administrator nie będzie mógł przetwarzać danych osobowych do określonych celów, np. wysyłki korespondencji i tym samym kartek świątecznych" - wyjaśniło UODO.

Zobacz także

RadioZET.pl