Cyfryzacja w firmach nie działa. Polskie firmy toną w papierach

21.01.2020 08:42
Elektroniczna dokumentacja czy papierowe akta? Nawyki silniejsze od prawa
fot. Shutterstock/Billion Photos (ilustracyjne)

W kwestii zastąpienia papierowych dokumentów plikami elektronicznymi przyzwyczajenia wygrywają z nowym prawem. Polskie firmy i urzędy nie przekonały się do cyfryzacji i każdego roku produkują tony papierowych akt.

Chcesz być na bieżąco? Śledź Radio ZET - BIZNES na Linkedin  
Jeden bank w ciągu roku przekazuje do archiwizacji 12,5 tysiąca pudeł papierowej dokumentacji – wynika z danych przekazanych przez firmę Iron Mountain Polska. Chodzi zatem o 31 milionów kartek papieru. Prawo sprzyja ograniczeniu tej liczby, jednak zarówno urzędnicy, jak i przedsiębiorcy kurczowo trzymają się papieru.

1 stycznia 2019 roku w życie weszła nowelizacja prawa pracy. Cel? Wprowadzenie dokumentacji elektronicznej, skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych, a nawet pełna cyfryzacja bez konieczności tworzenia akt w formie papierowej. Miało być szybko, wygodnie i ekologicznie. Eksperci z Iron Mountain wskazują jednak, że chociaż globalnie produkcja papieru z roku na rok spada, to w Polsce, podobnie jak w całej Europie, utrzymuje się wciąż na stabilnym poziomie.

Zobacz także

Główną przyczynę można upatrywać w mentalności ludzi oraz ich przywiązaniu do papierowej formy dokumentów. Czasem dochodzi do tak absurdalnych sytuacji, w których mimo wdrożenia dokumentacji elektronicznej, firmy odnotowują przyrosty w zużyciu papieru z powodu pracowników drukujących i archiwizujących dokumentację „na wszelki wypadek" 

– komentuje cytowana w raporcie Sylwia Pyśkiewicz, Prezes Iron Mountain Polska

Eksperci dochodzą do wniosku, że łatwiej zmienić prawo niż ludzkie przyzwyczajenia. Firmy i urzędy mają narzędzia umożliwiające ograniczenie produkcji papierowych akt, a jednak wciąż drukują dokumenty. Iron Mountain przypomina, że archiwa cyfrowe to nie tylko mniej papieru, to także oszczędność czasu i wygoda obsługi takich plików w zakresie stałego dostępu i szybkiego wyszukiwania danych.

Zobacz także

Okazuje się, że z elektronizacją na bakier stoją nie tylko przedsiębiorcy, ale też sądy. Kodeks cywilny zezwala na przedstawianie plików elektronicznych jako materiału dowodowego. Jak tłumaczą eksperci, to m.in. różnice pokoleniowe i przyzwyczajenia do pracy z dokumentacją papierową wpływają na pracę całej administracji państwowej. Tym samym, mimo narzędzi i prawa sprzyjającego rozstaniu z papierologią, Polacy wciąż drukują dokumenty.

Zobacz także

RadioZET.pl/Iron Mountain Polska